Il était 19h ce vendredi soir quand Sabine, qui dirige une PME d’une vingtaine de salariés, m’a appelé, effondrée. Elle venait de recevoir un email de démission de son dernier recrutement, un commercial senior censé booster les ventes de l’entreprise. C’était le troisième échec de recrutement en moins d’un an, et Sabine commence à douter sérieusement de ses capacités à choisir les bons profils.
Je ne sais pas si cette situation vous parle. En tous cas, moi, oui, et je l’ai dit à Sabine : tu n’es pas seule.
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Comme entrepreneur, ayant créé et développé ma propre entreprise, j’ai vécu je ne sais combien de fois ces moments de doute et de frustration. D’ailleurs, j’ai moi-même reçu un e-mail de démission cette semaine.
Il va falloir recruter de nouveau et c’était le bon moment pour prendre un peu de recul sur le sujet.
En vingt ans, nous avons recruté chez Goood 142 personnes au total. Ça veut probablement dire plus de 300 entretiens et beaucoup plus de candidatures examinées. En faisant une analyse 20/80 des erreurs qui nous ont le plus coûté, j’identifie trois pièges dans nos recrutements.
Voici donc les trois plus grosses erreurs à éviter, selon moi, et quelques idées pour faire de nos recrutements de véritables succès :
Erreur 1️⃣ : Mélanger les étapes (séduire, filtrer, convaincre)
Le recrutement est une activité paradoxale puisqu’on veut à la fois séduire et filtrer.
L’erreur la plus courante c’est de vouloir tout faire en même temps. On voudrait attirer les meilleurs talents tout en éliminant les candidats inadaptés, et tout ça au cours du même entretien. Le résultat c’est qu’on passe des messages contradictoires, ou flous et on se retrouve avec des candidats mal évalués ou des postes qui restent vacants.
La solution c’est de structurer notre processus de recrutement en trois phases distinctes : séduire, filtrer, convaincre.
Phase 1 : Séduire
L’annonce qu’on publie, et le premier contact (souvent téléphonique) doivent avoir un seul objectif : attirer les bons profils. Présentez votre entreprise sous son meilleur jour, expliquez les défis passionnants qui attendent le futur collaborateur. C’est trop tôt pour filtrer, vous risqueriez d’écarter de bons candidats sur des critères superficiels.
Phase 2 : Filtrer
C’est lors des entretiens d’évaluation que vous devez être impitoyable. Votre unique objectif à ce stade est d’identifier les candidats qui ne feront pas l’affaire. Compétences, personnalité, valeurs, méthodes de travail, expérience, attentes… tout doit être passé au crible. N’essayez pas de convaincre à ce stade, cela pourrait vous faire négliger des signaux d’alerte importants.
Phase 3 : Convaincre
Une fois que vous avez identifié le candidat idéal, c’est le moment de sortir le grand jeu. Faites une proposition détaillée et personnalisée, mettez en avant les opportunités de développement au sein de votre entreprise. Repassez en mode séduction.
Attention : séduire ça ne peut pas être raconter ce que le candidat a envie d’entendre. Parce que, une fois recruté, il faudra le manager et que, si le retour au réel est brutal, la personne ne va pas rester et vous serez revenu à la case départ, avec des semaines ou des mois de retard. Présentez vous, et la réalité de votre entreprise avec sincérité et transparence, c’est suffisamment rare pour être déjà attirant en soi.
Souvenez-vous : dans une petite boîte, les contributions individuelles sont plus importantes, et remarquées. Or, qui n’a pas envie d’être important et remarqué ?
Erreur 2️⃣ : se fier à son instinct ou à son expérience
Combien de fois ai-je entendu des collègues entrepreneurs me dire : « Je le sens bien, ce candidat » ? Et combien de fois ces mêmes personnes m’ont-elles rappelé quelques mois plus tard, dépitées par leur erreur de jugement ?
Notre instinct peut être un allié précieux, mais en matière de recrutement, il ne suffit pas. Voici comment structurer vos entretiens pour une évaluation objective :
👉 Créez une grille d’évaluation avant même de rédiger l’annonce. Identifiez 4 à 5 critères essentiels pour réussir dans le poste. Pour chaque critère, identifiez une ou deux situations typiques où cette qualité, cette compétence sera déterminante. Ce que vous allez chercher à évaluer c’est la capacité de votre candidat/e à tenir son rôle dans ces situations.
👉 Organisez au moins deux entretiens avec des personnes différentes. Il y a un bon équilibre à trouver sur le nombre d’entretiens. Il en faut plusieurs pour croiser les perceptions et réduire les biais, mais un trop grand nombre d’entretiens décourage les candidats. Mon idéal c’est 3. Point clé : tous les évaluateurs doivent utiliser la même méthodologie et être formés à l’utilisation de la grille.
👉 Utilisez des questions ouvertes et des situations concrètes pour évaluer les candidats. C’est là que la grille est indispensable. Par exemple, vous pouvez demander : « Dans ce poste, vous serez parfois amené à gérer des conflits entre collaborateurs sur l’organisation des chantiers et des priorités. Est-ce que c’est le genre de chose que vous avez déjà eu à faire ? Pouvez-vous me parler d’une situation similaire que vous avez gérée par le passé ? » Si vous creusez ce qui s’est passé (quelles étaient les circonstances, le déclencheur, qui a fait et dit quoi, qu’est-ce qui s’est alors passé … etc.) il est presque impossible pour un mystificateur de s’inventer une expérience qu’il n’a pas.
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👉 Pendant l’entretien, prenez des notes verbatim de ce que dit le candidat. Ne cherchez pas à analyser en séance : d’une part, ça diminue votre écoute et, d’autre part, cette analyse partielle va biaiser votre perception pour la suite de l’entretien. À la fin de l’entretien, chaque évaluateur remplit la grille en notant, pour chaque critère clé, les éléments observés ou entendus dans l’entretien qui lui font penser que la candidate saura faire, ou contraire, qui l’en font douter. Puis chacun rédige individuellement sa conclusion (oui je l’embaucherais, non je ne l’embaucherais pas) avant que les évaluateurs se concertent.
⚠️ Deux points critiques ici :
- Écrire seul sa conclusion après avoir passé en revue les critères et les observations de l’entretien évite de changer d’avis ou de douter de ses observations si les autres n’ont pas repéré les mêmes choses. C’est justement les écarts de perception qui sont intéressants et qui méritent d’être approfondis.
- Il est impératif de mener tous les entretiens indépendamment des résultats des premiers. Ça nous est arrivé de recruter quelqu’un et de se rendre compte après coup que tous les évaluateurs avaient émis des doutes mais aucun assez tranché pour bloquer le process et chacun en supposant que si les autres avaient laissé passer alors c’était eux qui se trompaient. Le mieux c’est d’organiser tous les entretiens sur un temps court (idéalement la même journée ou demi-journée) comme ça tout le monde a vu le candidat dans à peu près le même timing et on peut débriefer rapidement, et donner une réponse rapide.
PS : N’hésitez pas à inclure dans votre processus des mises en situation ou des tests pratiques. Pour un poste de développeur logiciel, par exemple, je présentais un exercice assez simple mais avec des informations manquantes pour résoudre complètement le problème et je demandais aux candidat/es de coder une solution au tableau blanc. Ce que j’évaluais c’est leur manière de réfléchir et de poser des questions pour lever les incertitudes.
Erreur 3️⃣ : Se focaliser sur les entretiens de recrutement
Recruter quelqu’un c’est pas uniquement lui faire passer des entretiens. Le recrutement commence quand on définit le besoin de recruter et se termine quand la personne est en poste, et intégrée.
A posteriori, un certain nombre de mes «échecs» de recrutement ont surtout été des échecs d’intégration et de management dans les premiers mois.
L’onboarding c’est crucial. Voici quelques idées pour réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs :
- Maintenez une communication régulière avec le futur collaborateur à partir de la signature et jusqu’à son arrivée.
- Si vous avez du télétravail, assurez-vous qu’il arrive un jour où il y a du monde au bureau
- Préparez un plan d’intégration détaillé : qui il/elle va voir, sur quoi elle va travailler, avec qui. Communiquez-le lui la veille ou le jour de son arrivée.
- Présentez-la à tout le monde le premier jour
- Désignez un « parrain » ou une « marraine » pour accompagner le nouveau venu pendant sa période d’essai. Expliquez au parrain son rôle (apprendre au nouveau à s’y retrouver, savoir comment ça marche ici)
- Organisez des points réguliers pendant la période d’essai pour s’assurer que tout se passe bien. J’aime bien augmenter la fréquence des 1à1 la première semaine (de 2 fois dans la semaine à une fois par jour selon le profil et l’enjeu du recrutement)
- Soyez à l’écoute des idées et suggestions du nouvel arrivant. N’oubliez pas que vous l’avez recruté pour apporter quelque chose de nouveau à votre entreprise ! J’aime bien leur confier un carnet le premier jour et leur demander de noter au fil de l’eau tout ce qu’il apprennent, tout ce qu’ils ne comprennent pas (on a tous notre jargon) et tout ce qui les étonne (en bien ou en mal). Et on débriefe ça en 1à1 ou avec le parrain.
Anecdote personnelle : Nous avons un jour recruté un collaborateur extrêmement talentueux et débordant d’idées et d’initiatives. Malheureusement, absorbés par les urgences du business, nous n’avons pas su lui donner la latitude nécessaire pour mettre en place ses idées novatrices. Résultat ? Il est parti au bout d’un an, frustré de ne pas pouvoir exprimer son potentiel. Une perte sèche pour l’entreprise, tant en termes financiers qu’en termes d’opportunités manquées.
Passez à l’action !
Maintenant que vous connaissez ces trois pièges majeurs du recrutement, il est temps d’agir. Voici ce que je vous propose de faire dès demain :
- Analysez vos derniers recrutements : ont-ils été des succès ou des échecs ? Pourquoi ?
- Créez une grille d’évaluation pour le prochain poste que vous devez pourvoir.
- Formez votre équipe aux techniques d’entretien structuré.
- Mettez en place un processus d’intégration formalisé.
Rappelez-vous : un bon recrutement peut transformer votre entreprise. À l’inverse, une erreur de casting peut coûter cher, très cher. Prenez le temps de bien faire les choses, votre futur moi vous en remerciera !
Et vous, quelles sont vos expériences en matière de recrutement ?
Partagez vos succès et vos échecs dans les commentaires, c’est en échangeant que nous progressons tous !