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Un système pour éviter le surengagement

Est-ce que je fais partie des rares dirigeants à prendre trop de trucs, ou est-ce que vous aussi vous avez un agenda qui déborde de partout et des instants de vertige à vous demander comment tenir vos engagements ?

Cette semaine, j’ai fait ma liste. Pas ma liste au père Noël, mais ma liste de TAF, cette fameuse liste de Trucs À Faire que j’évoquais la semaine dernière.

Et vous savez quoi ? Surprise : elle est beaauuucoup plus longue que ce que j’imaginais ! 🤦🏻‍♂️

Le bon côté de la chose, c’est que ça m’a permis

  • de réaliser que je ne ferai jamais tout, et que c’est ce savoir inconscient qui me mettait en tension
  • de chercher comment je me suis mis une nouvelle fois dans cette situation (c’est chronique)
  • de réfléchir à un système pour que ça arrive moins souvent

Résultat ? Un système pour gérer les projets ou les engagements que je prends. Je vous le partage en l’état, et je vais l’éprouver pour moi-même pendant quelques semaines. Si vous l’essayez vous aussi, envoyez-moi un mail, on fera un débrief à la rentrée.

Et, à mon avis, ça vaut autant à titre individuel qu’au niveau de nos codir, pour les projets de l’entreprise, donc vous pouvez le tester en équipe.

Rien de révolutionnaire, c’est beaucoup de « bon sens », mais c’est une qualité selon moi 😉 L’intérêt de ce système c’est surtout d’apporter une approche structurée et systématique, en complément – ou plutôt en amont – de la gestion du temps classique.

Pour que ce soit plus facile à retenir, et pour faire plaisir à Xavier dont je savais qu’il allait me demander un acronyme, j’ai découpé ma démarche en 4 étapes et 4 verbes qui font un VRAI système de tri des idées :

  1. Valoriser
  2. Rationaliser
  3. Allouer
  4. Informer

1. Valoriser

La première étape avant de mettre quelque chose dans la liste c’est de se demander pourquoi le faire. Je parle bien sûr des trucs auxquels on veut dire oui. Si c’est évident qu’il faut dire non, dites-le !

Mais si vous êtes tenté de dire oui, la question c’est : pourquoi le faire ? Pourquoi en un mot (pour quelles raisons), ou en deux mots : pour quoi, dans quel but ?

Est-ce que ça relève de nos missions, ça rentre dans la stratégie, ça sert un de nos objectifs, c’est une opportunité tactique ?

Ok, dans ce cas, on peut accepter de considérer la chose.

Attention, je ne dis pas accepter, je dis bien considérer. On va voir qu’il reste des étapes.

Mais si ce n’est pas clair, pour quelles raisons se sent-on tenu de le faire ?

Ça peut être pour nourrir une relation avec quelqu’un, par amitié, parce qu’on a pris un engagement, parce qu’on veut lui faire plaisir.

Ça peut être pour nourrir notre ego, parce que ça va ajouter à notre statut d’accepter cette mission, ou parce que c’est sympa d’être un peu sauveur.

Ça peut être par cohérence avec d’autres choses auxquelles on a déjà dit oui.

Ça peut être par faiblesse, pour éviter de dire non.

Ça peut être parce qu’on se fait refiler en douce les singes qui ne sont pas les nôtres (vous ne connaissez pas la métaphore des singes du manager ? Je vous en parle en fin de ce message.)

Ça peut être par conformisme, parce qu’on est un mouton et qu’on fait comme les autres.

Ça peut être pour plein d’autres (fausses) bonnes raisons.

Ce qui compte c’est d’en être conscient et de décider si on veut dire oui.

Tout le reste doit aller dans la corbeille des fausses bonnes idées, FBI, car si ce n’est pas une vraie bonne idée, ça va vous pourrir votre agenda.

Chez moi, c’est souvent là que le bât blesse : si je suis aussi chargé au mois de Juin c’est parce que je me suis engagé il y a longtemps sur des trucs qui n’ont que peu de valeur mais qui paraissaient peu coûteux quand ils étaient lointains. C’était alors plus facile de dire oui que de refuser, alors que dans le fond je n’en n’avais pas envie, et pas besoin.

Note à moi-même : il faut vraiment que j’apprenne à dire non, ou plutôt à vouloir dire non. Mais c’est un autre sujet (dont j’ai déjà parlé ici, d’ailleurs 😉 )

On a donc maintenant un candidat, ou une liste de candidats, au titre de TAF (Truc A Faire).

Comme on ne peut pas tout faire, il va falloir rationaliser. C’est le R de la méthode VRAI.

2. Rationaliser

Car ce n’est pas parce que quelque chose a de la valeur qu’il faut le faire.

Encore faut-il mettre en face les coûts. Et il faut raisonner en coûts complets, car il y a 3 sortes de coûts attachés à une décision :

  • Les coûts directs : je parle bien sûr des euros mais aussi des efforts et du temps, le nôtre comme celui des autres, de la charge mentale, du risque, du stress …
  • Les coûts futurs : une fois que ça sera fait, il va falloir le maintenir, ou ça va entraîner de nouvelles obligations, ou des dépenses, qu’il faudra assumer.
  • Les coûts d’opportunité : dire oui à cela, c’est probablement dire non à autre chose. Qu’est-ce qui a le plus de valeur : ce projet ou celui qu’on va mettre en risque ?

Pour certains projets, on peut également considérer le coût du retard : c’est-à-dire la différence entre la valeur que l’on pourrait tirer aujourd’hui de ce projet, avec les coûts qu’il entraîne maintenant, et la valeur que l’on pourra tirer plus tard si on le reporte.

Parfois on verra que faire ce projet tout de suite risque de coûter plus cher que si on le fait plus tard, pour une même valeur.

Parfois on verra au contraire qu’il vaut mieux engager la dépense maintenant, pour tirer les bénéfices tout de suite d’un projet qui risquerait d’être beaucoup moins rentable si on le reporte.

Avec tout ça vous êtes maintenant en mesure de rapprocher la valeur, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles ça mérite de dire oui, avec les coûts , c’est-à-dire les raisons pour lesquelles ça mérite de dire non.

Si les coûts dépassent la valeur, on peut ranger ce projet dans la corbeille FBI des Fausses Bonnes Idées.

Si, au contraire, la valeur dépasse les coûts, alors ce projet peut sans doute aller dans la liste des trucs à faire : le TAF.

Nous voilà donc avec un nouveau projet à mener, un nouvel engagement, un nouveau TAF.

Et, si c’est un truc à faire, il va bien falloir trouver quelqu’un, et du temps, pour le faire : Allouer du temps et des ressources, c’est la troisième étape de la méthode VRAI.

3. Allouer

Pour passer d’une intention à un résultat, il va falloir que ce projet, cette idée, passe de la liste « à faire » à l’agenda de quelqu’un.

C’est le moment de passer en revue ma liste de TAF et, pour chaque point, se demander si c’est à faire …

  • mais pas par moi (allez, hop! délégation)
  • mais pas maintenant (vérifier que ça ne va pas pourrir, et mettre en réserve)
  • petit à petit (créer une routine)
  • maintenant, et par moi ? La question c’est : quand ? On revient aux basiques de la gestion du temps. Décomposer le projet en premières actions, les associer à des blocs de temps et placer ceux-ci dans l’agenda. En faisant attention à la saturation. Si 100% de mon agenda est déjà rempli des semaines à l’avance, il ne me reste plus de capacité d’allocation pour les décisions futures !

J’ai donc à ce stade 5 listes :

  1. Mon TAF actuel (les projets que je mène actuellement moi-même), avec ses blocs-temps associés. Dans mon tableau de suivi je l’ai étiqueté «TAF à terminer»
  2. Mon «TAF pour après» avec les sujets que je voudrais faire maintenant mais qui me distraient des véritables priorités
  3. Mon TAF délégué, qu’il faut suivre quand même
  4. Mes routines et les projets long terme qu’elles permettent de faire avancer (pour garder la motivation et évaluer la progression)
  5. Ma corbeille FBI des Fausses Bonnes Idées ou « Corbeille des regrets » avec toutes les choses que j’aimerai faire mais qui ne sont pas sérieusement envisageables actuellement. Je pourrais jeter ces projets chimères mais une part de moi y est attachée et, sait-on jamais, les circonstances peuvent changer.

Il me reste à prévenir les personnes concernées par ces projets, ou à leur origine. C’est l’étape finale du modèle VRAI.

4. Informer

L’information c’est le petit cliquet de non retour. Le piège ça serait de décider de ne pas faire un truc, mais de ne pas en parler ; les gens vont compter sur moi et, tôt ou tard, demander où ça en est. Et là c’est l’impasse. Comme vous vous sentez en faute, comme ils comptent sur vous, vous ne pouvez plus refuser.

Je le sais parce que ça m’est arrivé plein de fois. J’ai tendance à fuir le conflit et ça me met régulièrement dans cette situation.

Donc : dernière étape, informer les personnes concernées que, finalement, on ne fera pas ce projet, on ne donnera pas suite à cette idée, pourtant très intéressante, mais qui ne rentre juste pas dans les agendas.

Une nouvelle idée, un nouveau projet, une nouvelle demande ? Vous savez ce qu’il faut faire : Valoriser, Rationaliser, Allouer, Informer; appliquez le système VRAI.

Vous me direz ce que ça donne chez vous ?  

Pour aller plus loin :

  • L’article d’une lectrice, et confrère talentueuse, qui a elle aussi eu un trop plein de T.A.F. 😉
    Alerte surcharge !
  • La métaphore du singe sur l’épaule, introduite en 1974 par un article de William Oncken, Jr. dans la Harvard Business Review. C’est l’un des 2 articles de HBR les plus reproduits de toute l’histoire de la revue. On peut donc dire que l’auteur a mis le doigt sur un truc !
    Management Time: Who’s Got the Monkey?
  • Il a été repris et actualisé par Guy Le Pelletier dans les années 90, dans un article en français qui a largement contribué à diffuser l’expression «se faire refiler un singe».
    Des singes et des hommes
  • Enfin j’avais déjà évoqué il y a quelques mois le difficile exercice du refus quand on me propose un projet ou qu’on sollicite mon aide.
    7 clés pour mieux refuser le travail en trop

Ce texte a été originellement publié dans L’hebdo de Mille Mentors, le petit mail qui fait du bien le dimanche soir : une réflexion comme celle-ci, inspirée par l’actualité de la semaine, puis quelques pépites relevées dans ma veille et une pastille détente. Pour en profiter chaque semaine en avant-première, abonnez-vous.

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