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Gérer son temps quand on a trop de travail : la technique du frigo

[Cette chronique a d’abord été publiée dans la newsletter du 29 Mai 2022. Abonnez-vous]

C’est clair, j’ai beaucoup trop de TAF. Il faut que je priorise.

Est-ce que vous avez, vous aussi, un moment rituel où vous organisez votre semaine et votre agenda ?

Pour beaucoup de gens c’est le lundi matin. Pour moi c’est plutôt le dimanche après-midi où j’organise ma semaine, et le trajet en métro le matin, pendant lequel je décide des priorités de ma journée.

Comme il y a toujours beaucoup plus de choses à faire que de temps pour les faire, l’idée c’est de prendre un peu de recul sur sa to-do-list, de choisir ce qui est le plus important et de le placer dans l’agenda.

Est-ce que ça me rend plus efficace ? Je ne sais pas, car, justement, il reste toujours une liste déprimante de trucs pas faits.

Mais, alors, pourquoi s’embêter ? Carpe Diem, vis au jour le jour et tant pis pour le travail non fait, c’est ça ?

Non. L’idée c’est plutôt une application d’un des principes de l’agilité à la gestion du temps. Au lieu de raisonner en partant du travail à faire, il s’agit de partir des ressources disponibles – ici mon temps – et de choisir, dans le travail à faire, ce qui a le plus de valeur et qui faisable avec les contraintes de la situation.

Rester serein quand il y a trop de travail

J’ai expliqué récemment à l’un de nos managers, qui a lui aussi beaucoup d’encours, que, face à l’immensité de la tâche, ça me permet de rationaliser mes attentes et de faire baisser mon stress.

J’identifie trois importants pour la semaine, et trois actions clés chaque matin. C’est le contrat que je passe avec moi-même. Pas plus. Et c’est sur cette base que je m’auto-évalue en fin de journée, et en fin de semaine.

Comme dit le proverbe, «à l’impossible, nul n’est tenu».

Même si je n’ai pas fait tout ce que j’aurai voulu faire, et encore moins tout ce qu’il y aurait à faire, mais que j’ai fait les trois actions clés de la journée, alors j’ai fait mon job. Et si j’ai terminé ou résolu les trois importants de la semaine vendredi soir, c’était une bonne semaine. Je me donne quitus de ma gestion du temps.

C’est sans doute ce qui explique que je peux avoir le sentiment d’avoir une bonne gestion du temps et que mon entourage la trouve catastrophique : on n’a peut-être pas les mêmes critères d’évaluation 🙂

Cela dit, ce système présente quand même un défaut : parfois la somme des actions clés de la journée, et des sujets importants de la semaine, ne suffit pas à faire avancer ce qui doit absolument avancer. Parfois la liste des choses en attente s’accumule et ça finit par peser.

Prioriser à la semaine, et à la journée, ne suffit pas

C’est un peu ma situation actuelle. Et l’arrivée des vacances dans 2 mois rend l’impossibilité de tout faire encore plus visible, et stressante.

La solution ? C’est sans doute d’appliquer le même principe à l’échelon supérieur : tenir une liste de tous les sujets en cours et, partant du temps disponible, décider quels seront ceux qui survivront à la rationalisation.

J’ai retrouvé ça chez deux entrepreneurs aux profils très différents.

Warren Buffet recommande de lister les 25 choses importantes dont on doit s’occuper puis identifier les 5 plus critiques.

Gardez soigneusement la liste des 20 autres : ce sont les choses dont il ne faut surtout pas s’occuper tant que les 5 premières ne sont pas terminées ! Et ce d’autant moins que, puisque ce sont des choses à faire, et qu’elles sont importantes, elles sont de très bons prétextes à procrastiner en se donnant bonne conscience.

Brie Wolfson, qui est beaucoup plus jeune, beaucoup moins riche, et qui en est à son troisième job en startup, explique quand à elle que le danger des to-do-list c’est de donner la priorité à l’insignifiant qu’on peut barrer plutôt qu’à l’important qu’on ne pourra pas terminer mais qu’il faut quand même faire avancer.

Sa solution : garder avec soi un «Ongoing Stack Rank», une liste des sujets en cours, exprimés en termes de résultat ou de finalité, et ordonnés par priorité. L’idée c’est de rendre cette liste vivante, en y ajoutant ou retirant des éléments, et de s’en servir pour arbitrer les priorités du quotidien.

Brie a d’ailleurs un post-it qu’elle promène avec elle et qui ressemble à mes trois importants de la semaine. Il dit «It’s only the weekend when…» et rappelle les 3-4 choses à boucler avant de pouvoir dételer.

En croisant ces deux idées, je vais ajouter à mon système d’organisation une liste de TAF, Trucs-À-Faire, avec deux colonnes : Maintenant, Pas Maintenant.

Rester concentré sur l’important : l’astuce du frigo

Je sais d’avance que la difficulté va être de ne pas tout mettre dans la colonne «Maintenant», qui doit rester courte si je ne veux pas me disperser, et d’avoir la discipline de ne pas consacrer d’énergie aux sujets de la colonne «Pas maintenant».

La clé c’est sans doute la gestion de la péremption. Les sujets sont comme des aliments : ils ont une date limite. Au-delà, certains n’ont plus de goût. C’est dommage mais pas très grave. D’autres vont pourrir, et là c’est plus embêtant.

Il faut donc s’assurer que la colonne des «Pas maintenant» ne contient que des sujets «secs» que l’on peut garder sur l’étagère sans qu’ils pourrissent.

Ça sera la question de la semaine. Que vous adoptiez ma liste de TAF (trucs-à-faire) avec ses deux colonnes, ou pas, je vous invite à examiner vos d’encours : parmi tous les sujets de votre to-do-list, lesquels sont importants et risquent de se dégrader si quelqu’un ne s’en occupe pas rapidement ? Avec deux questions corollaires :

  • quelle est la plus petite chose à faire pour « fixer » le problème (empêcher qu’il ne se dégrade) ?
  • comment déléguer cette action à quelqu’un d’autre ?


Pour aller plus loin :


Ce texte a été originellement publié dans L’hebdo de Mille Mentors, le petit mail qui fait du bien le dimanche soir : une réflexion comme celle-ci, inspirée par l’actualité de la semaine, puis quelques pépites relevées dans ma veille et une pastille détente. Pour en profiter chaque semaine en avant-première, abonnez-vous.

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